Quel processus suivre pour l’audit interne d’une entreprise certifiée ISO 9001 ?

L’audit interne est un outil indispensable pour toutes les entreprises certifiées ISO 9001. Il permet de s’assurer du respect des procédures et de l’efficacité du système de management de la qualité (SMQ). Mais comment s’y prendre ? Quel est le processus à suivre ? Voici un guide pas à pas pour réussir l’audit interne de votre entreprise certifiée ISO 9001.

Préparation de l’audit interne

Avant toute chose, il est crucial de préparer minutieusement l’audit interne. Cela commence par la définition des objectifs et du périmètre de l’audit. Il faut identifier les processus, les départements ou les sites qui seront examinés. Il est également nécessaire de définir les critères d’audit, qui peuvent être les exigences de la norme ISO 9001, les procédures internes de l’entreprise ou les attentes des clients.

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La préparation de l’audit implique également la sélection de l’auditeur interne. C’est une étape décisive, car l’auditeur doit avoir une connaissance approfondie de la norme ISO 9001, une bonne compréhension des processus de l’entreprise et des compétences en audit. Il doit également être impartial, c’est-à-dire qu’il ne doit pas auditer un processus ou un département pour lequel il est responsable.

Enfin, il faut planifier l’audit, en définissant le calendrier, la durée de chaque audit et les ressources nécessaires. Il est recommandé de communiquer le plan d’audit à toutes les parties concernées pour qu’elles puissent se préparer.

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Conduite de l’audit interne

Une fois la préparation terminée, place à la conduite de l’audit. Cette phase commence par une réunion d’ouverture avec les audités pour leur expliquer les objectifs de l’audit, la méthodologie utilisée et leur rôle.

Ensuite, l’auditeur procède à la collecte d’informations. Il peut s’agir de l’observation des activités, de l’entretien avec les employés ou de l’examen des documents et des enregistrements. L’auditeur doit rester objectif et se concentrer sur les faits, sans faire de suppositions ou de jugements.

Après la collecte d’informations, l’auditeur doit analyser les données pour déterminer si les processus conformes aux critères d’audit. Il doit également identifier les écarts, c’est-à-dire les non-conformités par rapport aux critères d’audit.

Rédaction du rapport d’audit

Le rapport d’audit est un document clé qui retrace le déroulement de l’audit et présente les résultats. Il doit être rédigé de manière claire, précise et objective. Il doit contenir les informations suivantes :

• Les objectifs, le périmètre et les critères de l’audit.
• La méthodologie utilisée pour la collecte et l’analyse des données.
• Les constats d’audit, c’est-à-dire les faits observés et les preuves associées.
• Les conclusions d’audit, c’est-à-dire l’évaluation de la conformité des processus aux critères d’audit.
• Les non-conformités identifiées, avec une description de l’écart, la preuve et le critère d’audit concerné.

La rédaction du rapport d’audit doit être suivie par une réunion de clôture au cours de laquelle l’auditeur présente les résultats de l’audit aux audités.

Suivi de l’audit interne

Le suivi de l’audit est une phase essentielle pour s’assurer de la mise en oeuvre des actions correctives en réponse aux non-conformités identifiées. Il s’agit de vérifier que les actions correctives sont appropriées, efficaces et mises en œuvre dans les délais prévus.

L’auditeur doit également évaluer l’efficacité de l’audit interne pour améliorer le SMQ. Cela peut se faire par le biais d’une revue de l’audit par la direction ou d’une enquête de satisfaction auprès des audités.

En suivant ces étapes, vous pouvez mener un audit interne efficace qui contribue à l’amélioration continue de votre entreprise certifiée ISO 9001. N’oubliez pas que l’audit est un outil de management et non un moyen de sanction. Son objectif est de détecter les points forts et les points faibles de votre système de management de la qualité afin de l’améliorer.

Formation de l’auditeur interne

La formation de l’auditeur interne est une étape clé dans le processus d’audit d’une entreprise certifiée ISO 9001. Il nécessite une compréhension approfondie de la norme ISO 9001, des processus de l’entreprise et des techniques d’audit. Il est également essentiel que l’auditeur interne ait une bonne connaissance des exigences légales et réglementaires applicables à l’entreprise.

Une formation adéquate permet à l’auditeur interne de développer les compétences nécessaires pour mener un audit efficace. Cela comprend notamment la capacité à planifier et à préparer un audit, à conduire des entretiens, à collecter et à analyser des preuves, à identifier les non-conformités et à rédiger des rapports d’audit.

La formation de l’auditeur interne doit également aborder la question de l’impartialité. En effet, l’auditeur interne ne doit pas auditer un processus ou un département pour lequel il est responsable. Il doit être capable d’effectuer son travail sans influence externe ou pression de la part de l’entreprise.

En outre, il est recommandé de former régulièrement l’auditeur interne afin de maintenir à jour ses compétences et ses connaissances. Cette formation peut être dispensée en interne, par des organismes de formation externes ou par le biais de certifications professionnelles en audit.

Planification et communication de l’audit interne

La planification et la communication sont des aspects essentiels de l’audit interne. La planification comprend la définition des objectifs de l’audit, la sélection des processus à auditer, le choix des auditeurs, la préparation du plan d’audit et la détermination des ressources nécessaires. Un calendrier d’audit doit également être établi pour préciser quand et où l’audit aura lieu.

La communication joue un rôle crucial avant, pendant et après l’audit. Avant l’audit, il est important de communiquer le plan d’audit à toutes les parties concernées. Les employés doivent être informés de l’objectif de l’audit, du rôle qu’ils auront à jouer et de ce qui sera attendu d’eux.

Pendant l’audit, la communication doit être ouverte et transparente. L’auditeur doit expliquer clairement le processus d’audit, les critères d’audit et les méthodes de collecte de données. Si des non-conformités sont identifiées, elles doivent être discutées avec les audités.

Après l’audit, les résultats doivent être communiqués à toutes les parties concernées, y compris la direction de l’entreprise. Les actions correctives nécessaires doivent être discutées et un plan d’action doit être mis en place.

Conclusion

Pour conclure, l’audit interne est un processus complexe qui nécessite une préparation minutieuse, une conduite rigoureuse et un suivi efficace. Il s’agit d’un outil essentiel pour le maintien de la certification ISO 9001 et pour l’amélioration continue de la qualité au sein de l’entreprise.

La réussite de l’audit interne dépend en grande partie de la formation et de la compétence de l’auditeur interne, qui doit être capable de mener l’audit de manière objective et impartiale. De plus, une communication efficace tout au long du processus d’audit est essentielle pour assurer l’acceptation des résultats de l’audit et la mise en œuvre des actions correctives.

Enfin, il est important de rappeler que l’audit interne n’est pas un moyen de sanction mais un outil de management. Son objectif est de détecter les points forts et les points faibles de votre système de management de la qualité afin de l’améliorer. Ainsi, l’audit interne contribue à la performance et à la compétitivité de l’entreprise.